مدیریت زمان چیست؟ 6 استراتژی برای مدیریت بهتر زمان

با این نکات زمان خود را برای کاهش استرس، افزایش بهره وری و افزایش رفاه مدیریت کنید.

نحوه گذراندن روزهایمان، البته، نحوه گذراندن زندگیمان است. کاری که ما با این ساعت و آن ساعت انجام می دهیم همان کاری است که انجام می دهیم. یک برنامه ریزی درست از هرج و مرج و هوی و علافی جلوگیری می کند.

این نقل قول به طور خلاصه بیان می کند که چگونه انسان ها زمان را مفهوم سازی می کنند و چگونه می توانیم مهارت ها و برنامه هایی را برای به حداکثر رساندن بهره وری و رسیدن به اهداف خود ایجاد کنیم.

در مدرسه، کار و زندگی روزمره، با افرادی مواجه شویم که به نظر می رسد همه اینها را با هم دارند. آنها مولد، بدون استرس و موفق هستند. اما قطعاً آنها به این شکل متولد نشده اند. مدیریت، سازماندهی و توزیع زمان مهارت هایی هستند که می توانیم یاد بگیریم. انجام این کار می تواند به شما کمک کند زمان خود را کنترل کنید و بیشتر احساس رضایتمندی داشته باشید.

در اینجا چند نکته و روش وجود دارد که می تواند به شما کمک کند از زمان خود برای رفاه بهتر استفاده کنید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی و کنترل آگاهانه زمان صرف شده برای وظایف خاص برای افزایش کارایی است. ممکن است با تعیین ضرب الاجل، نوشتن فهرست کارهای انجام شده و دادن پاداش های کوچک برای انجام فعالیت های خاص آشنا باشید. ایجاد انگیزه برای انجام کارهایی که باید انجام دهیم تا کارهایی را که می خواهیم انجام دهیم، بخشی از زندگی است.

ایجاد روال ها و عادات خوب برای مدیریت زمان با دانستن اینکه چه استراتژی هایی وجود دارد شروع می شود و سپس آنها را در زندگی خود آزمایش می کنید. مدیریت خوب زمان می تواند منجر به یک سبک زندگی سالم و متعادل شود که ممکن است به صورت زیر ظاهر شود:

• کاهش استرس
• افزایش انرژی
• دستیابی به اهداف موثرتر
• اولویت بندی موارد مهم
• انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر
• کاهش اهمال کاری
• تقویت اعتماد به نفس
• پیشرفت در حرفه یا تحصیلات خود

به گفته هاروارد بیزینس ریویو هسته اصلی روش های مدیریت زمان، مهارت های اساسی آگاهی، ترتیب و سازگاری است. این بدان معناست که حواس تان به زمانتان باشد، ساختار آن را بسازید و در حین رفتن آن را تنظیم کنید، راز مدیریت موثر زمان است. مدیران در حال حاضر به مهارت های رفتاری به عنوان مهم ترین مهارت برای نیروی کار مدرن اشاره می کنند.

6 استراتژی مدیریت زمان

اگر به دنبال کنترل زمان خود هستید، در اینجا شش نکته و استراتژی برای شروع شما آورده شده است:

1-از زمانی که میگذرانید را بررسی کنید.

با ارزیابی اینکه واقعاً زمان خود را کجا می‌گذرانید، شروع کنید. یک نقشه بصری از ساعات تقریبی که صرف کار، مدرسه، کارهای خانه و کارهای خانه، رفت و آمد، رسانه های اجتماعی و فعالیت های اوقات فراغت می کنید، ایجاد کنید. سپس، می توانید در مورد مدرسه یا محل کار خود تمرین کنید و هفته گذشته خود را به روز و سپس ساعت تقسیم کنید. چقدر طول کشید تا آن مقاله تمام شود؟ آیا یک پروژه کاری طولانی‌تر طول کشید، زیرا در حالی که از خانه کار می‌کردید در شبکه های اجتماعی وقت میگذراندید؟ زمان خود را برای انعکاس و تعیین مقدار وقت خود اختصاص دهید.

بر اساس این نتیجه اهداف را تعیین کنید. برنامه‌ریزی از قبل و تعیین محدودیت‌های زمانی برای وظایف و اولویت‌هایتان می‌تواند زمان را برای چیزهایی که برای شما مهم است، مانند گذراندن وقت بیشتر با دوستان و خانواده، آزاد کند. در آخر هفته نیم ساعت به برنامه ریزی هفته آینده و تعیین اهداف روزانه اختصاص دهید.

2-از ماتریس آیزنهاور برای تعیین اولویت های خود استفاده کنید.

ماتریس آیزنهاور ابزار محبوبی است که به شما کمک می‌کند بین کارهای مهم، غیر مهم، فوری و غیر فوری تمایز قائل شوید. ربع دارای چهار جعبه است که می توانید وظایف خود را تقسیم کنید تا ابتدا روی چه چیزی تمرکز کنید. آنها همچنین با 4D اجرا مطابقت دارند:

1. do : انجام بده
2. defer: به تعویق بنداز
3. delegate : واگذار کن
4. delete: حذف کن

• ربع 1: مهم و فوری. ابتدا این کارها را انجام دهید. اینها اولویت هایی هستند که بیشترین ارتباط را با اهداف شما دارند.
• ربع 2: مهم اما فوری نیست. اینها را برای بعد در برنامه خود موکول کنید.
• ربع 3: فوری اما مهم نیست. در صورت امکان این موارد را به دیگران واگذار کنید، به خصوص اگر به اهداف بلندمدت شما کمکی نکنند.
• ربع چهارم: مهم نیست و فوری نیست. این کارها را حذف کنید یا زمانی که وقت آزاد دارید آنها را انجام دهید زیرا آنهاحواس شما را از اولویت های شما می کنند.

برای یک رویکرد حتی ساده تر، یک لیست کار ایجاد کنید و هر مورد را به عنوان فوری یا مهم علامت گذاری کنید. اغلب، ما به جای کارهای مهم، کارهای فوری را در اولویت قرار می دهیم – مانند کارهایی که ممکن است خلاقانه، مهم و کامل باشند، اما ضرب الاجل ندارند – بنابراین شناسایی و برچسب زدن آنها می تواند گامی مفید در جهت تحقق اهداف شخصی و حرفه ای شما باشد.

3-روش هایی را برای “تکه کردن” زمان خود به کار بگیرید.

هنگامی که شما ایده بهتری از اولویت های خود دارید، تعیین محدودیت ها می تواند یک ابزار عالی مدیریت زمان باشد. چندین گزینه برای تقسیم زمان به قطعات قابل هضم وجود دارد.

روش پومودورو را امتحان کنید. این تکنیک در اواخر دهه 1980 توسط فرانچسکو سیریلو، یک دانشجوی دانشگاه که غرق در مطالعه و تکالیف بود، توسعه یافت. روش پومودورو مستلزم استفاده از یک تایمر برای تقسیم کار شما به فواصل 25 دقیقه ای است که با 5 دقیقه زمان استراحت از هم جدا می شوند. پس از چهار پومودورو، ممکن است 15 تا 30 دقیقه استراحت بیشتری داشته باشید. پومودورو (به ایتالیایی گوجه‌فرنگی) تمرکز را افزایش می‌دهد و از خستگی ذهنی می کاهد. به‌ویژه برای کارهای انتها-باز مانند انجام تحقیق، مطالعه برای امتحان یا اتمام یک پروژه مشاوره، مفید است. می توانید اپ Pomodor را روی دسکتاپ یا برنامه Focus Keeper را در تلفن خود نصب.

از روش پنیر سوئیسی استفاده کنید. مشابه پومودورو، روش پنیر سوئیسی یک پروژه بزرگ را به تسکهای کوچکتر تقسیم می کند. تکنیک پنیر سوئیسی که توسط آلن لیکین، نویسنده کتاب چگونه کنترل زمان و زندگی خود را کنترل کنید، ابداع شده است، با تقسیم کردن آن به کارهایی که تکمیل آن بین 5 تا 10 دقیقه طول می کشد، در یک کار طاقت فرسا سوراخ ایجاد می کند. و شاید، فقط شاید، همین 10 دقیقه برای ادامه تمرکز بیشتر روی کار کافی باشد.

با تقسیم کردن زمان، پروژه ها و اهداف بزرگ کمتر ترسناک می شوند. اهمال کاری کمتر، بهره وری افزایش می یابد.

4-در یک زمان روی یک چیز تمرکز کنید.

برای بسیاری از ما، چندوظیفه ای معمولاً کارآمدی کمتری نسبت به تمرکز روی یک کار در یک زمان دارد. در واقع، یک مطالعه نشان داد که تنها 2.5 درصد از مردم قادر به انجام چند کار به طور موثر هستند. انجام چندین کار به طور همزمان می تواند بر توانایی شناختی شما تأثیر بگذارد و باعث شود احساس بی ثمری یا نارضایتی از پیشرفت خود کنید. تنظیم زمان به گونه ای که یک کار را قبل از شروع کار دیگر کامل کنید، می تواند اعتماد به نفس شما را افزایش دهد.

علاوه بر این، تقسیم وظایف ممکن است مفید باشد. برای مثال، اگر نویسنده هستید، ممکن است شنبه را به تحقیق، یکشنبه تا سه شنبه را به نوشتن و چهارشنبه را به ویرایش اختصاص دهید.

5-به خودتان جایزه بدهید.

جوایز فقط برای کودکان خوش رفتار و حیوانات خانگی در نظر گرفته نمی شود. آنها می توانند منبع بزرگی از انگیزه برای اتخاذ عادات خوب مدیریت زمان باشند. برای هر کاری که در یک روز انجام می‌دهید، می‌توانید کمی پاداش به خودتان بدهید. لازم نیست این جوایز گزاف یا گران قیمت باشند. برخی از گزینه ها عبارتند از:

• برای لذت بردن از میان وعده مورد علاقه خود استراحت کنید
• برای یک پیاده روی کوتاه بیرون بروید
• با یکی از دوستان یا اعضای خانواده تماس بگیرید
• به مدت پنج دقیقه مدیتیشن کنید
• به یک قسمت پادکست یا فصلی از یک کتاب صوتی گوش دهید

برای پاداش‌های بزرگ‌تر، می‌توانید فعالیت‌هایی مانند خواندن کتاب در حمام، برنامه‌ریزی یک شب بیرون از منزل با دوستان، یا رزرو یک استراحت را انجام دهید. شما این قدرت را دارید که تعیین کنید کدام اهداف مستحق کدام لذت هستند. جوایز هیجان انگیز می تواند به شما کمک کند تا یک پروژه یا دوره کاری سخت را پشت سر بگذارید.

6-از اپهای دیجیتال برای جلوگیری از حواس پرتی استفاده کنید.

گاهی اوقات، پاداش و نیت خوب برای تمرکز ما کافی نیست. برنامه یا برنامه افزودنه مرورگر وب (web browser extension) می‌تواند به شما کمک کند با جلوگیری از استفاده از رسانه‌های اجتماعی یا لمس تلفن، حواس‌پرتی را به حداقل برسانید. در اینجا چند برنامه و برنامه افزودنی وجود دارد که می توانید امتحان کنید:

• Forest: برنامه‌ای است که به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کرده و گوشی خود را کنار بگذارید.
• StayFocused: یک افزونه مرورگر است که از استفاده از وب‌سایت‌های اتلاف وقت مانند Reddit، Twitter، Wikipedia، Instagram و غیره جلوگیری می‌کند. این افزونه بسیار قابل تنظیم است، بنابراین می توانید آن را برای موارد خاص خود سفارشی کنید.
• Freedom ابزاری است که می‌تواند وب‌سایت‌ها و برنامه‌ها را در همه دستگاه‌های شما به طور همزمان مسدود کند. از آزمایش رایگان آنها استفاده کنید تا بدانید که آیا برای شما مناسب است یا خیر.

چگونه استراتژی مدیریت زمان خود را ایجاد کنید؟

اکنون که نکات و روش‌های بالقوه مدیریت زمان را در جعبه ابزار خود دارید، وقت آن است که یک استراتژی ایجاد کنید. ممکن است قبل از ایجاد موثرترین عادت ها و روال های طولانی مدت برای خود چندین تکنیک را آزمایش کنید.

اهداف و اولویت ها را تعیین کنید.

سبک زندگی خود را در نظر بگیرید، چه دانشجو هستید یا یک حرفه ای (یا هر دو)، چه خانواده داشته باشید یا آرزوی تبدیل شدن به یک کوچ دیجیتال (یا هر دو!). به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود برای پیشرفت شغلی و شخصی خود فکر کنید. مطمئن شوید که اهداف SMART هستند: خاص (specific)، قابل اندازه گیری (measurable)، قابل دستیابی (attainable)، مرتبط (relevant) و به موقع (timely). برای دستیابی به آنها چه چیزی لازم است؟ چگونه می توانید زمان خود را مدیریت کنید تا بهره وری خود را به حداکثر برسانید؟

پس از تعیین اهداف خود، آنها را به ترتیب اهمیت اولویت بندی کنید. ممکن است استفاده از Post-it یا قلم و کاغذ برای تجسم بهتر اولویت های خود مفید باشد.

بهترین روش را برای خود انتخاب کنید.

با استفاده از لیست نکات بالا، در مورد یک یا دو روش برای اجرا تصمیم بگیرید. بر اساس آنچه در گذشته برای شما مفید بوده است، می توانید مهارت های مختلف مدیریت زمان را با هم ترکیب کنید. اگر مطمئن نیستید که کدام یک برای شما مفید است، یکی را به صورت تصادفی انتخاب کنید و امتحان کنید.

برنامه ریزی و اجرا کنید.

روش انتخابی خود را در یک دوره زمانی به کار ببرید. یک ماه معمولاً زمان کافی برای ارزیابی عملکرد یک استراتژی است. بیش از 30 روز، پیشرفت خود را نظارت کنید. بعد از یک یا دو هفته احساس خود را یادداشت کنید. آیا یک روش موثرتر از روش دیگر بود؟

برای تعیین اهداف ماهانه و هفتگی خود از یک برنامه ریز، تقویم گوگل یا به سادگی قلم و کاغذ استفاده کنید. برای کارهای روزانه، هر روز صبح لیستی از کارهایی که باید انجام دهید با اهداف قابل دستیابی (پنیر سوئیسی) بنویسید. به راحتی می توانید روزهای خود را با انعطاف پذیری حفظ کنید و جوایز کوچک فراوانی بپاشید.

ارزیابی مجدد

پس از گذشت یک ماه از روش‌های مدیریت زمان جدید، زمان ارزیابی مجدد فرا رسیده است. چه کار می کند؟ چه چیزی کار نمی کند؟ استراتژی و برنامه خود را تنظیم کنید تا موثرتر باشید. هر ماه به تمرین این عادت‌ها ادامه دهید و با تغییر اولویت‌ها، آنها را تطبیق دهید. آنچه در دوران دانشجویی برای شما مفید است ممکن است مانند زمانی که یک کار جدید را شروع می کنید نباشد.

به یاد داشته باشید، تمرین مدیریت زمان یک فرآیند مداوم است و زندگی اتفاق می افتد (همراه با استرس ها و چالش های اضافی که با آن همراه است). اگر یک شبه به یک استاد مدیریت زمان تبدیل نشوید، اشکالی ندارد. هدف پیشرفت است، نه کمالگرایی.

منابع

1. Dillard, Annie. “The Writing Life, https://books.google.com/books/about/The_Writing_Life.html?id=it8NwjEKwCMC.” Accessed March 20, 2023.

2. Harvard Business Review. “Time Management Is about More than Life Hacks, https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks.” Accessed March 20, 2023.

3. IBM. “Research Insights the Enterprise Guide to Closing the Skills Gap, https://www.ibm.com/downloads/cas/epymnbja.” Accessed March 20, 2023.

4. Springer-Verlag. “Supertaskers: Profiles in Extraordinary Multitasking Ability – Psychonomic Bulletin and Review, https://link.springer.com/article/10.3758/PBR.17.4.479.” Accessed March 20, 2023.

5. What Is Time Management? 6 Strategies to Better Manage Your Time