چگونه جلوی به تعویق انداختن کار یا اهمال کاری را بگیریم؟
بعد از ظهر چهارشنبه است و زمان می گذرد. شما با عصبانیت کار می کنید تا یک کار را قبل از مهلت ساعت پنج به پایان برسانید، در حالی که در سکوت خود را نفرین می کنید که چرا آن را زودتر شروع نکرده اید.
چگونه این اتفاق افتاد؟ کجای کار اشتباه بود؟ چرا به موقع کار را انجام ندادید؟
خوب، ساعاتی را صرف خواندن مجدد ایمیل‌ها و بررسی شبکه های اجتماعی، زمانهای استراحت و … کردید که می‌توانستید با خیال راحت برای هفته آینده بگذارید.
آشنا بنظر رسید؟ اگر چنین است، شما تنها نیستید!
اهمال کاری دامی است که بسیاری از ما در آن گرفتار می شویم. در واقع، 95 درصد از ما تا حدودی کار را به تعویق می اندازیم. اگرچه ممکن است دانستن اینکه تنها نیستید ، به شما احساس آرامش بدهد، اما اینکه اهمال کاری چقدر می‌تواند شما را عقب نگه دارد، می‌تواند هشدار دهنده باشد.
در این مقاله به بررسی چرایی این اتفاق می پردازیم و استراتژی هایی را برای مدیریت و اولویت بندی حجم کاری شما به طور موثرتر بررسی می کنیم.
بیشتر بخوانید: چگونه داستان سرایی برای سلامت روان شما مفید است؟
تفاوت اهمال کاری با تنبلی چیست؟
به تعویق انداختن کار اغلب با تنبلی اشتباه گرفته می شود، اما آنها بسیار متفاوت هستند.
به تعویق انداختن یک فرآیند فعال است – شما انتخاب می کنید به جای کاری که می دانید باید انجام دهید، کار دیگری را انجام دهید. در مقابل، تنبلی حاکی از بی علاقگی، بی تحرکی و عدم تمایل به عمل است.
به تعویق انداختن کار معمولاً شامل نادیده گرفتن یک کار ناخوشایند، اما احتمالاً مهم تر، به نفع کاری است که لذت بخش تر یا آسان تر است.
اما تسلیم شدن در برابر این انگیزه می تواند عواقب جدی داشته باشد. به عنوان مثال، حتی قسمت های جزئی اهمال کاری می تواند باعث شود ما احساس گناه یا شرمندگی کنیم. این می تواند منجر به کاهش بهره وری شود و باعث شود ما به اهداف خود نرسیم.
اگر تعلل ورزی مزمن شود، می تواند بی‌انگیزگی و سرخوردگی شود. در موارد شدید می‌تواند منجر به افسردگی و حتی از دست دادن شغل گردد.
چگونه بر اهمال کاری غلبه کنیم؟
مانند بسیاری از عادات، غلبه بر اهمال کاری میسر است. برای مقابله و جلوگیری از اهمال کاری، مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله 1: تشخیص دهید که کار را به تعویق می اندازید.
ممکن است یک کار را به تعویق بیندازید چون مجبور شدید در اولویت بندی کارهایتان بازنگری کنید. اگر یک کار مهم را برای یک دلیل کاملاً خوب به طور خلاصه به تعویق می اندازید، پس لزوماً اهمال کاری نکرده اید. با این حال، اگر برای شروع به انجام کارها دودل هستید یا زود تمرکز خود را تغییر می دهید چرا که می خواهید از انجام کاری اجتناب کنید، احتمالاً مبتلا به اهمال کاری شده اید.
همچنین ممکن است تعلل کنید اگر:
- روز خود را با کارهای کم اولویت پر کنید.
- یک مورد را برای مدت طولانی در لیست کارهای خود بگذارید، حتی اگر مهم باشد.
- ایمیل ها را چندین بار بدون تصمیم گیری در مورد اینکه با آنها چه کار کنید بخوانید.
- یک کار با اولویت بالا را شروع کنید و سپس برای درست کردن قهوه بروید.
- زمان خود را با کارهای بی اهمیتی که افراد دیگر از شما می خواهند انجام دهید، به جای انجام کارهای مهمی که قبلاً در لیست خود قرار دارند، پر کنید.
- صبر کنید تا در “حال و هوای مناسب” باشید، یا منتظر “زمان مناسب” برای انجام یک کار باشید.
مرحله 2: بررسی کنید که چرا اهمال کاری می کنید.
قبل از اینکه بتوانید شروع به مقابله با آن کنید، باید دلایل تعلل خود را پیدا کنید.
به عنوان مثال، آیا از یک کار خاص اجتناب می کنید زیرا آن را خسته کننده یا ناخوشایند می دانید؟ اگر چنین است، اقداماتی را انجام دهید تا به سرعت آن را از سر راه بردارید، تا بتوانید روی جنبه هایی از شغل خود تمرکز کنید که برایتان لذت بخش تر است.
سازماندهی ضعیف می تواند منجر به تعلل شود. افراد سازمان‌یافته با موفقیت بر آن غلبه می‌کنند زیرا از فهرست کارهای اولویت‌دار استفاده می‌کنند و برنامه‌ریزی‌های مؤثری ایجاد می‌کنند. این ابزارها به شما کمک می کنند تا وظایف خود را بر اساس اولویت و ضرب الاجل سازماندهی کنید.
حتی اگر سازماندهی شده باشید، باز هم می توانید احساس کنید که در یک کار غرق شده اید. شاید در مورد توانایی خود شک دارید و نگران شکست خوردن هستید، بنابراین آن را به تعویق می اندازید و در انجام کارهایی که می دانید توانایی انجام آن را دارید به دنبال آرامش می گردید.
برخی از افراد به اندازه شکست از موفقیت می ترسند. آنها فکر می کنند که موفقیت باعث می شود که آنها با درخواست هایی برای انجام وظایف بیشتر غرق شوند.
به طرز شگفت انگیزی، کمال گرایان اغلب به تعویق می افتند. اغلب، آنها ترجیح می دهند از انجام کاری که احساس می کنند مهارت لازم برای انجام آن را ندارند اجتناب کنند تا اینکه آن را ناقص انجام دهند.
یکی دیگر از دلایل اصلی اهمال کاری، تصمیم گیری ضعیف است. اگر نمی توانید تصمیم بگیرید که چه کاری انجام دهید، احتمالاً در صورت انجام کار اشتباه، اقدام را به تعویق خواهید انداخت.
هشدار:
برای برخی افراد، به تعویق انداختن کار فراتر از یک عادت بد است. این نشانه یک مشکل اساسی در سلامت روان می باشد. به عنوان مثال، ADHD، OCD، اضطراب و افسردگی با اهمال کاری مرتبط هستند.
همچنین، تحقیقات نشان می دهند که به تعویق انداختن کارها می تواند عامل استرس و بیماری جدی باشد. بنابراین، اگر از اهمال کاری مزمن یا ناتوان کننده رنج می برید، یکی از این شرایط می تواند عامل آن باشد و باید به یک متخصص آموزش دیده مراجعه نمایید.
مرحله 3: راهبردهای ضد اهمال کاری اتخاذ کنید.
به تعویق انداختن یک عادت – یک الگوی رفتاری عمیقا ریشه دار است. این بدان معنی است که احتمالاً نمی توانید یک شبه بر آن فائق آیید. تا آنجا که ممکن است تدابیر زیر را بکار گیرید تا بهترین شانس موفقیت خود را افزایش دهید.
- خود را به خاطر تعلل در گذشته ببخشید. مطالعات نشان می دهد که بخشش خود، می تواند به شما کمک کند تا نسبت به خودتان احساس مثبت تری داشته باشید و احتمال به تعویق انداختن کار را در آینده کاهش دهید.
- به کاری که باید انجام دهید متعهد شوید. روی انجام دادن تمرکز کنید نه اجتناب. کارهایی را که باید انجام دهید بنویسید و زمانی را برای انجام آنها مشخص کنید. این به شما کمک می کند تا به طور فعال با کار خود مقابله کنید.
- به خودت قول پاداش بده اگر یک کار دشوار را به موقع انجام دادید، به خودتان جایزه بدهید، مانند یک تکه کیک یا یک قهوه از کافی شاپ مورد علاقه‌تان. و مطمئن شوید که متوجه می شوید چقدر خوب است که کارها را تمام کنید!
- از شخص دیگری خواهش کنید تا شما را ارزیابی نماید. فشار دوستان کارساز است! این اصل پشت گروه های خودیاری است. اگر کسی را ندارید که بپرسید، یک ابزار آنلاین مانند Procraster می تواند به شما کمک کند تا خودتان نظارت کنید.
- همانطور که می روید عمل کنید. به‌محض ایجاد کارها، آنها را انجام دهید. نه اینکه بگذارید تا در یک روز دیگر انجام شوند.
- گفتگوی درونی خود را به طرز دیگری بیان کنید. برای مثال، عبارات «نیاز دارم» و «مجبورم» به این معنی است که شما در کاری که انجام می‌دهید انتخابی ندارید. این می تواند باعث شود شما احساس ناتوانی کنید و حتی ممکن است منجر به تخریب شود. اما، گفتن «من انتخاب می‌کنم» به این معنی است که شما صاحب یک پروژه هستید و می‌تواند باعث شود که احساس کنید کنترل بیشتری بر حجم کاری خود دارید.
- عواملی که حواس را پرت می کنند را از خود دور کنید. ایمیل و شبکه های اجتماعی خود را خاموش کنید و از نشستن جلوی تلویزیون در حین کار خودداری کنید!
- هدفتان این باشد که هر روز یک «سوسک فیل» بخورید! کارهایی را که به نظر شما ناخوشایندتر است را زودتر انجام دهید. این به شما این امکان را می دهد که بقیه روز را روی کارهایی متمرکز کنید که برایتان لذت بخش تر است.
نکته:
یک رویکرد جایگزین، پذیرش «هنر تاخیر» است. تحقیقات نشان می‌دهد که «تاخیر فعال» – یعنی به تأخیر انداختن عمدی شروع کاری برای اینکه بتوانید روی کارهای فوری دیگر تمرکز کنید – می‌تواند باعث شود که برای انجام کارها بیشتر احساس چالش و انگیزه کنید. اگر فردی هستید که تحت فشار رشد می کند، این استراتژی می تواند به خوبی کار کند.
با این حال، اگر تصمیم دارید فعالانه کار را به تعویق بیندازید، مطمئن شوید که همکاران خود را تحت فشار غیرضروری، ناخوشایند و ناخواسته قرار ندهید!
اگر به دلیل ناخوشایند بودن یک کار معطل می شوید، سعی کنید روی «بازی طولانی» تمرکز کنید. تحقیقات نشان می دهد که افراد تکانشی بیشتر به تعویق انداختن کارها می پردازند، زیرا آنها بر روی سود کوتاه مدت تمرکز دارند. با شناسایی مزایای بلندمدت تکمیل کار با آن مبارزه کنید. به عنوان مثال، آیا می تواند بر بررسی عملکرد سالانه یا پاداش پایان سال شما تأثیر بگذارد؟
راه دیگر برای لذت بخش تر کردن یک کار، شناسایی پیامدهای ناخوشایند عدم انجام آن است. به عنوان مثال، اگر کار را کامل نکنید، چه اتفاقی می افتد؟ چگونه ممکن است بر اهداف شخصی، تیمی یا سازمانی شما تأثیر بگذارد؟
در عین حال، چارچوب بندی مجدد کار با نگاه کردن به معنا و ارتباط آن می تواند مفید باشد. این کار ارزش آن را برای شما افزایش می دهد و کار شما را ارزشمندتر می کند. همچنین مهم است که اذعان کنیم که اغلب می‌توانیم ناخوشایند بودن یک کار را بیش از حد ارزیابی کنیم. بنابراین آن را امتحان کنید! ممکن است متوجه شوید که آنقدرها هم که فکر می‌کردید بد نیست!
اگر به دلیل بی نظمی کار را به تعویق می اندازید، در اینجا شش استراتژی برای کمک به سازماندهی شما وجود دارد:
- لیستی از کارهایی را که باید انجام دهید ایجاد کنید. این عمل از فراموش کردن ساده کارهای ناخوشایند یا طاقت فرسا جلوگیری می کند.
- با استفاده از اصل فوری/مهم آیزنهاور، فهرست کارهای خود را اولویت بندی کنید. این به شما امکان می دهد تا به سرعت فعالیت هایی را که باید روی آنها تمرکز کنید و همچنین فعالیت هایی را که می توانید نادیده بگیرید، شناسایی کنید.
- در زمان بندی و برنامه ریزی پروژه متبحر شوید. اگر یک پروژه بزرگ یا چندین پروژه در حال حرکت دارید و نمی دانید از کجا شروع کنید، این ابزارها می توانند به شما کمک کنند تا زمان خود را به طور موثر برنامه ریزی کنید و سطح استرس خود را کاهش دهید.
- سخت ترین کارها را در زمان اوج خود انجام دهید. صبح ها بهتر کار می کنید یا بعدازظهر؟ مشخص کنید چه زمانی بیشترین تاثیر را دارید و کارهایی را که در این مواقع برایتان سخت تر است انجام دهید.
- برای خود اهداف محدود تعیین کنید. تعیین ضرب‌الاجل‌های مشخص برای انجام وظایف، شما را در مسیر رسیدن به اهدافتان نگه می‌دارد و به این معنی است که زمانی برای به تعویق انداختن ندارید!
- از اپلیکیشنهای مدیریت کار و زمان استفاده کنید. برنامه های متعددی برای کمک به سازماندهی بیشتر شما طراحی شده اند، مانند Trello و Toggl.
اگر کارها را به تأخیر میاندازید، چرا که تصور می کنید که طاقت‌فرسا هستند، سعی کنید آنها را به بخش‌های قابل مدیریت‌تری تقسیم کنید. پروژه های خود را در کارهای کوچکتر سازماندهی کنید و به جای اتمام آنها، روی شروع آنها تمرکز کنید.
جفری کامبز در کتاب سال 2011 خود با عنوان “درمان تعلل” پیشنهاد می کند که وظایف را در 15 دقیقه فعالیت پشت سر هم انجام دهید. از طرف دیگر، می توانید یک Action Plan برای سازماندهی پروژه خود ایجاد کنید. ابتدا با کارهای سریع و کوچک شروع کنید. این «پیروزی‌های کوچک» به شما احساس موفقیت می‌دهد و باعث می‌شود احساس مثبت‌تری داشته باشید و کمتر تحت تأثیر پروژه یا هدف بزرگ‌تری قرار بگیرید که برای آن تلاش می‌کنید.
نکات کلیدی:
به تعویق انداختن عادت به تأخیر انداختن یک کار مهم است، معمولاً با تمرکز بر روی فعالیت های کمتر فوری، لذت بخش تر و آسان تر به جای آن. با تنبلی که عدم تمایل به عمل است فرق دارد.
به تعویق انداختن کار می تواند پتانسیل شما را محدود کند و شغل شما را تضعیف کند. همچنین می تواند کار تیمی را مختل کند، روحیه را کاهش دهد و حتی منجر به افسردگی و از دست دادن شغل شود. بنابراین، انجام اقدامات پیشگیرانه برای جلوگیری از آن بسیار مهم است.
اولین قدم برای غلبه بر اهمال کاری این است که تشخیص دهید در حال انجام آن هستید. سپس دلایل رفتار خود را شناسایی کنید و از راهبردهای مناسب برای مدیریت و غلبه بر آن استفاده کنید.
منابع
Chu, A. and Choi, J. (2005). ‘Rethinking Procrastination: Positive Effects of “Active” Procrastination Behavior on Attitudes and Performance,’ Journal of Social Psychology, 145(3), 245-264. Available here.
Combs, J. (2012). ‘The Procrastination Cure,’ Pompton Plains: Career Press.
Steel, P. (2007). ‘The Nature of Procrastination: A Meta-Analytic and Theoretical Review of Quintessential Self-Regulatory Failure,’ Psychological Bulletin, 133(1), 65-94. Available here.
Steel, P. (2014). ‘The Procrastination Equation,’ Harlow: Pearson Education.
Wohl, M., Pychyl, T. and Bennett, S. (2010). ‘I Forgive Myself, Now I Can Study: How Self-Forgiveness for Procrastinating can Reduce Future Procrastination,’ Personality and Individual Differences, 48(7), 803-808. Available here.