می خواهید با دیگران ارتباط موثر برقرار کنید؟ این نکات به شما کمک می کند از سوء تفاهم جلوگیری کنید، معنای واقعی آنچه را که در حال انتقال است درک کنید و روابط کاری و شخصی خود را تا حد زیادی بهبود بخشید.
ارتباط موثر چیست؟
ارتباط موثر چیزی فراتر از تبادل اطلاعات است. این در مورد درک احساسات و اهداف پشت اطلاعات است. علاوه بر اینکه بتوانید پیامی را به وضوح منتقل کنید، باید به گونه ای گوش دهید که معنای کامل آنچه گفته می شود را به دست آورید و باعث شود طرف مقابل احساس کند شنیده شده و درک می شود.
ارتباط موثر به نظر می رسد که باید غریزی باشد. اما اغلب اوقات، وقتی سعی می کنیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، چیزی به اشتباه می افتد. ما یک چیزی می گوییم، دیگری چیز دیگری می شنود و سوء تفاهم، ناامیدی و درگیری به وجود می آید. این می تواند مشکلاتی را در خانه، مدرسه و روابط کاری شما ایجاد کند.
برای بسیاری از ما، برقراری ارتباط واضح تر و موثرتر مستلزم یادگیری برخی مهارت های مهم است. چه در تلاش برای بهبود ارتباط با همسر، فرزندان، رئیس یا همکاران خود باشید، یادگیری این مهارت ها می تواند ارتباط شما را با دیگران عمیق تر کند، اعتماد و احترام بیشتری ایجاد کند و کار تیمی، حل مسئله و سلامت کلی اجتماعی و عاطفی شما را بهبود بخشد.
چه چیزی شما را از برقراری ارتباط موثر باز می دارد؟
موانع رایج ارتباط موثر عبارتند از:
استرس و احساسات خارج از کنترل. وقتی استرس دارید یا از نظر عاطفی تحت فشار هستید، به احتمال زیاد پیام دیگران را نادرست دریافت میکنید، سیگنال‌های غیرکلامی گیج‌کننده یا غیرکلامی ارسال میکنید و در الگوهای رفتاری ناسالم قرار می‌گیرید. برای جلوگیری از درگیری و سوء تفاهم، می توانید یاد بگیرید که چگونه به سرعت قبل از ادامه مکالمه آرام شوید.
عدم تمرکز. وقتی چندوظیفه ای انجام می دهید نمی توانید به طور موثر ارتباط برقرار کنید. اگر در حال بررسی تلفن خود هستید ، برنامه ریزی می کنید که بعداً چه می گویید، یا خیال پردازی می کنید، مطمئناً نشانه های غیرکلامی را در مکالمه از دست خواهید داد. برای برقراری ارتباط موثر، باید از حواس پرتی اجتناب کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.
زبان بدن متناقض. ارتباط غیرکلامی باید آنچه را که می گویید را تأیید و تقویت کند، نه اینکه با آن در تضاد باشد. اگر شما یک چیز را بگویید، اما زبان بدن شما چیز دیگری را بیان کند، شنونده شما احتمالاً احساس می کند که شما صادقانه رفتار نمی کنید. به عنوان مثال، شما نمی توانید در حالی که سر خود را نه تکان می دهید، “بله” بگویید.
زبان بدن منفی. اگر با آنچه گفته می‌شود مخالف هستید یا از آن خوشتان نمی‌آید، ممکن است از زبان بدن منفی برای رد پیام طرف مقابل استفاده کنید، مانند روی هم زدن دست‌ها، اجتناب از تماس چشمی یا ضربه زدن به پاهایتان. لازم نیست با آنچه گفته می شود موافق باشید یا حتی آن را دوست داشته باشید، اما برای برقراری ارتباط موثر و قرار ندادن طرف مقابل در حالت تدافعی، مهم است که از ارسال سیگنال های منفی خودداری کنید.
مهارت ارتباط موثر 1: شنونده ای درگیر باشید.
هنگام برقراری ارتباط با دیگران، اغلب بر آنچه باید بگوییم تمرکز می کنیم. با این حال، ارتباط موثر کمتر در مورد صحبت کردن و بیشتر در مورد گوش دادن است. خوب گوش دادن نه تنها به معنای درک کلمات یا اطلاعاتی است که در حال انتقال است، بلکه به معنای درک احساساتی است که گوینده سعی در انتقال آن دارد.
تفاوت زیادی بین گوش دادن فعال و شنیدن ساده وجود دارد. وقتی واقعاً گوش می‌دهید – زمانی که با آنچه گفته می‌شود درگیر می‌شوید – لحن‌های ظریفی را در صدای کسی می‌شنوید که به شما می‌گوید آن شخص چه احساسی دارد و احساساتی که او سعی در برقراری ارتباط دارد. وقتی شنونده ای متعهد باشید، نه تنها طرف مقابل را بهتر درک می کنید، بلکه باعث می شوید که او احساس کند شنیده و درک می شود، که می تواند به ایجاد یک ارتباط قوی تر و عمیق تر بین شما کمک کند.
با برقراری ارتباط از این طریق، فرآیندی را نیز تجربه خواهید کرد که استرس را کاهش می دهد و از رفاه جسمی و عاطفی حمایت می کند. برای مثال، اگر فردی که با او صحبت می کنید آرام است، گوش دادن به شیوه ای درگیر به آرامش شما نیز کمک می کند. به همین ترتیب، اگر فرد آشفته است، می‌توانید با گوش دادن به شیوه‌ای دقیق و ایجاد احساس درک شدن به او کمک کنید.
اگر هدف شما درک کامل و برقراری ارتباط با طرف مقابل است، گوش دادن به شیوه ای درگیر اغلب به طور طبیعی انجام می شود. اگر نشد، نکات زیر را امتحان کنید. هرچه بیشتر آنها را تمرین کنید، تعامل شما با دیگران رضایت بخش تر و با ارزش تر خواهد بود.
نکاتی برای تبدیل شدن به یک شنونده درگیر
تمرکز کامل روی گوینده. اگر دائماً تلفن خود را چک میکنید یا به چیز دیگری فکر میکنید، نمی‌توانید به شیوه‌ای درگیر گوش کنید . شما باید بر روی تجربه لحظه به لحظه متمرکز بمانید تا نکات ظریف و نشانه های مهم غیرکلامی را در مکالمه درک کنید. اگر تمرکز روی برخی از سخنرانان برایتان سخت است، سعی کنید کلمات آنها را در ذهن خود تکرار کنید – این پیام آنها را تقویت می کند و به شما کمک می کند تمرکز خود را حفظ کنید.
از گوش راستتان استفاده کنید هر چقدر هم که عجیب به نظر برسد، سمت چپ مغز دارای مراکز پردازش اولیه برای درک گفتار و احساسات است. با توجه به اینکه که سمت چپ مغز به سمت راست بدن متصل است، توجه به گوش راست می تواند به شما کمک کند تا تفاوت های عاطفی صحبت های دیگران را بهتر تشخیص دهید.
از قطع کردن یا تلاش برای تغییر مسیر گفتگو به سمت نگرانی‌هایتان خودداری کنید. با گفتن جمله ای مانند «اگر فکر می کنید بد است، اجازه دهید به شما بگویم چه اتفاقی برای من افتاده است». گوش دادن به معنای انتظار برای نوبت صحبت کردن نیست. اگر در حال شکل دادن به آنچه قرار است بعداً بگویید، نمی‌توانید روی حرف‌های کسی تمرکز کنید. اغلب، گوینده می تواند حالات چهره شما را بخواند و بداند که ذهن شما جای دیگری است.
علاقه خود را به آنچه گفته می شود نشان دهید.
گهگاه سر تکان دهید، به آن شخص لبخند بزنید و مطمئن شوید که حالت بدن شما باز و دعوت کننده است. گوینده را تشویق کنید تا با نظرات شفاهی کوچکی مانند “بله” یا “اوه ها” ادامه دهد.
سعی کنید قضاوت را کنار بگذارید. برای برقراری ارتباط موثر با کسی، لازم نیست که او را دوست داشته باشید یا با ایده ها، ارزش ها یا نظراتش موافق باشید. با این حال، برای درک کامل آنها باید قضاوت خود را کنار بگذارید و از سرزنش و انتقاد خودداری کنید. دشوارترین ارتباط، زمانی که با موفقیت اجرا شود، اغلب می تواند منجر به ارتباط نامحتمل با کسی شود.
[بیشتر بخوانید: هوش هیجانی (EQ): چگونه هوش هیجانی را بهبود دهیم؟]
ارائه بازخورد. اگر به نظر می رسد قطع ارتباط وجود دارد، آنچه گفته شده را با بازنویسی منعکس کنید. «آنچه من می‌شنوم این است» یا «به نظر می‌رسد که شما می‌گویید»، راه‌های عالی برای بازتاب است. با این حال، به سادگی آنچه را که گوینده گفته است، تکرار نکنید – شما غیر صادقانه یا غیر هوشمند به نظر خواهید رسید. در عوض، معنای کلمات گوینده را برای شما بیان کنید. برای روشن شدن برخی نکات سؤالاتی بپرسید: “منظورت از گفتن…” یا “این همان چیزی است که می گویید؟”
احساسات پشت کلمات را بشنوید . این فرکانس های بالاتر گفتار انسان است که احساسات را منتقل می کند. شما می‌توانید با این فرکانس‌ها هماهنگ‌تر شوید – و در نتیجه بهتر می‌توانید بفهمید که دیگران واقعاً چه می‌گویند – با تمرین دادن ماهیچه‌های کوچک گوش میانی خود (کوچک‌ترین ماهیچه‌های بدن). شما می توانید این کار را با آواز خواندن، نواختن یک ساز بادی یا گوش دادن به انواع خاصی از موسیقی با فرکانس بالا انجام دهید (مثلاً یک سمفونی موتزارت یا کنسرتو ویولن، به جای راک، پاپ یا هیپ هاپ با فرکانس پایین).
مهارت 2: به سیگنال های غیرکلامی توجه کنید.
نحوه نگاه کردن، گوش دادن، حرکت کردن و واکنش شما نسبت به دیگران، بیشتر از آنچه که تنها کلمات می توانند به آن ها کمک کنند، درباره احساس شما به او می گوید. ارتباطات غیرکلامی یا زبان بدن شامل حالات چهره، حرکات و ژست های بدن، تماس چشمی، وضعیت بدن، لحن صدای شما و حتی تنش ماهیچه ای و تنفس شما می شود.
توسعه توانایی درک و استفاده از ارتباطات غیرکلامی می تواند به شما کمک کند با دیگران ارتباط برقرار کنید، منظور واقعی خود را بیان کنید، موقعیت های چالش برانگیز را هدایت کنید و روابط بهتری در خانه و محل کار ایجاد کنید.
- شما می توانید با استفاده از زبان بدن باز – بازوهای غیر ضربدری، ایستادن با حالت باز یا نشستن روی لبه صندلی خود و حفظ ارتباط چشمی با فردی که با او صحبت می کنید، ارتباط موثر را تقویت کنید.
- همچنین می‌توانید از زبان بدن برای تأکید یا تقویت پیام شفاهی خود استفاده کنید، مثلاً با دست زدن به پشت در حالی که موفقیت او را تعریف میکنید، یا مشت‌های خود را برای خط کشیدن زیر پیامتان بکوبید.
نحوه خواندن ارتباط غیرکلامی را بهبود بخشید.
از تفاوت های فردی آگاه باشید. مردم از کشورها و فرهنگ‌های مختلف تمایل دارند از حرکات ارتباط غیرکلامی متفاوتی استفاده کنند، بنابراین مهم است که هنگام خواندن سیگنال‌های زبان بدن، سن، فرهنگ، مذهب، جنسیت و وضعیت عاطفی را در نظر بگیرید. برای مثال، یک نوجوان آمریکایی، یک بیوه عزادار و یک تاجر آسیایی احتمالاً از سیگنال‌های غیرکلامی متفاوت استفاده می‌کنند.
به سیگنال های ارتباطی غیرکلامی به صورت کلی در نظر بگیرید. بیش از حد روی یک حرکت یا نشانه غیرکلامی تأکید نکنید. همه سیگنال‌های غیرکلامی را که دریافت میکنید، از تماس چشمی گرفته تا لحن صدا گرفته تا زبان بدن در نظر بگیرید. برای مثال، هر کسی می‌تواند گه‌گاهی لغزش کند و تماس چشمی را از بین ببرد، یا برای مدت کوتاهی دست‌هایش را بدون هیچ معنایی روی هم بگذارد. سیگنال ها را به عنوان یک کل در نظر بگیرید تا “خواندن” بهتری از یک شخص داشته باشید.
نحوه ارائه ارتباطات غیرکلامی را بهبود بخشید
از علائم غیرکلامی استفاده کنید که با کلمات شما مطابقت دارند. نه اینکه با آنها در تضاد باشند. اگر شما یک چیزی بگویید، اما زبان بدن شما چیز دیگری را بیان کند، شنونده شما احساس سردرگمی می کند یا مشکوک می شود که شما ناصادق رفتار می کنید. برای مثال، نشستن با دست‌های روی هم و تکان دادن سر با کلماتی که به طرف مقابل می‌گویند موافق حرف‌های او هستید، مطابقت ندارد.
سیگنال های غیرکلامی خود را با توجه به زمینه تنظیم کنید. لحن صدای شما، برای مثال، زمانی که به یک کودک خطاب می کنید، باید متفاوت از زمانی باشد که به گروهی از بزرگسالان خطاب می کنید. به طور مشابه، وضعیت عاطفی و زمینه فرهنگی فردی که با او در ارتباط هستید را در نظر بگیرید.
[بیشتر بخوانید: ارتباطات غیرکلامی و زبان بدن]
از زبان بدن منفی خودداری کنید. در عوض، از زبان بدن برای انتقال احساسات مثبت استفاده کنید، حتی زمانی که واقعاً آنها را تجربه نمی کنید. اگر در مورد یک موقعیت عصبی هستید – مثلاً یک مصاحبه شغلی، ارائه مهم یا قرار اول – می توانید از زبان بدن مثبت برای نشان دادن اعتماد به نفس استفاده کنید، حتی اگر آن را احساس نمی کنید. به جای اینکه به طور آزمایشی وارد اتاقی شوید که سرتان پایین است، چشم‌هایتان را برگردانده و روی صندلی بخوابید، سعی کنید قد بلند بایستید و شانه‌هایتان را عقب نگه دارید، لبخند بزنید و تماس چشمی خود را حفظ کنید، و محکم دست بدهید. این باعث می شود که شما اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و به آرامش طرف مقابل کمک کنید.
مهارت 3: استرس را کنترل کنید
چند بار در طول اختلاف با همسر، فرزندان، رئیس، دوستان یا همکارانتان استرس داشته اید و بعداً چیزی گفته یا انجام داده اید که بعداً از آن پشیمان شده اید؟ اگر بتوانید به سرعت استرس را از بین ببرید و به حالت آرام برگردید، نه تنها از چنین پشیمانی جلوگیری می کنید، بلکه در بسیاری از موارد به آرام کردن طرف مقابل نیز کمک می کنید. تنها زمانی که در حالت آرام و ریلکس هستید، می‌توانید بدانید که آیا موقعیت به پاسخ نیاز دارد یا سیگنال‌های طرف مقابل نشان می‌دهد که بهتر است سکوت کنید.
برای مثال، در موقعیت هایی مانند مصاحبه شغلی، ارائه کاری، جلسه پرفشار، یا معرفی با خانواده یکی از عزیزان، مهم است که احساسات خود را مدیریت کنید، روی پای خود فکر کنید و تحت فشار به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید.
با حفظ آرامش تحت فشار به طور موثر ارتباط برقرار کنید
از تاکتیک های توقف استفاده کنید. تا به خود فرصت فکر کردن بدهید. قبل از پاسخ دادن، درخواست کنید که یک سوال تکرار شود یا برای توضیح یک بیانیه.
مکث کنید تا افکارتان را جمع آوری کنید. سکوت لزوماً چیز بدی نیست – مکث می تواند باعث شود که کنترل بیشتری نسبت به عجله در پاسخ دادن به شما نشان دهد.
یک نکته را ذکر کنید و یک مثال یا اطلاعات پشتیبانی ارائه دهید. اگر پاسخ شما بیش از حد طولانی باشد یا در مورد چند نکته زیاده گویی کنید، در خطر از دست دادن علاقه شنونده هستید. یک نکته را با یک مثال دنبال کنید و سپس واکنش شنونده را بسنجید تا بگویید آیا باید نکته دوم را بیان کنید.
سخنان خود را واضح بیان کنید. در بسیاری از موارد نحوه بیان چیزی می تواند به اندازه آنچه می گویید مهم باشد. واضح صحبت کنید، لحن یکنواخت داشته باشید و تماس چشمی برقرار کنید. زبان بدن خود را آرام و باز نگه دارید.
با یک خلاصه جمع کنید و سپس متوقف شوید. پاسخ خود را خلاصه کنید و سپس صحبت را متوقف کنید، حتی اگر سکوتی در اتاق باقی بماند. شما مجبور نیستید سکوت را با ادامه صحبت پر کنید.
تسکین سریع استرس برای ارتباط موثر
هنگامی که یک مکالمه شروع به داغ شدن می کند، به چیزی سریع و فوری نیاز دارید تا از شدت عاطفی کم کنید. با یادگیری کاهش سریع استرس در لحظه، می‌توانید با خیال راحت احساسات قوی‌ای را که تجربه میکنید بررسی کنید، احساسات خود را تنظیم کنید و رفتار مناسبی داشته باشید.
تشخیص دهید که چه زمانی دچار استرس می شوید. اگر هنگام برقراری ارتباط استرس دارید، بدن شما به شما اطلاع می دهد. آیا عضلات یا شکم شما سفت است؟ آیا دستان شما گره کرده است؟ شاید نفس شما کم عمق است؟ آیا نفس کشیدن را “فراموش می کنید”؟
قبل از تصمیم به ادامه گفتگو یا به تعویق انداختن آن، لحظاتی را به آرامش خود اختصاص دهید .
[بیشتر بخوانید: مدیریت استرس]
از حواس خود کمک بگیرید.
بهترین راه برای تسکین سریع و مطمئن استرس از طریق حواس – بینایی، صدا، لامسه، چشایی، بویایی – یا حرکت است. به عنوان مثال، می توانید یک نعناع فلفلی را در دهان خود بپاشید، یک توپ استرس را در جیب خود فشار دهید، چند نفس عمیق بکشید، ماهیچه های خود را منقبض و شل کنید، یا به سادگی یک تصویر آرامش بخش و سرشار از حس را به یاد آورید. هر فرد به طور متفاوتی به ورودی حسی واکنش نشان می دهد، بنابراین باید مکانیسم مقابله ای را پیدا کنید که برای شما آرامش بخش باشد.
[بیشتر بخوانید: تسکین سریع استرس]
به دنبال طنز در موقعیت باشید. هنگامی که به طور مناسب استفاده می شود، شوخ طبعی یک راه عالی برای کاهش استرس در هنگام برقراری ارتباط است . زمانی که شما یا اطرافیانتان شروع به جدی گرفتن مسائل کردید، راهی برای کاهش روحیه با به اشتراک گذاشتن یک جوک یا یک داستان سرگرم کننده پیدا کنید.
حاضر به سازش باشید. گاهی اوقات، اگر هر دوی شما بتوانید کمی کوتاه بیایید، می‌توانید راه میانی شادی پیدا کنید که سطح استرس را برای همه افراد درگیر کاهش دهد. اگر متوجه شدید که طرف مقابل خیلی بیشتر از شما به یک موضوع اهمیت می دهد، ممکن است سازش برای شما آسان تر و سرمایه گذاری خوبی برای آینده رابطه باشد.
موافقت کنید که در صورت لزوم مخالف باشید و زمانی را از موقعیت دوری کنید تا همه بتوانند آرام شوند. در صورت امکان به بیرون از خانه قدم بزنید یا چند دقیقه ای را صرف مدیتیشن کنید. حرکت بدنی یا پیدا کردن یک مکان آرام برای بازیابی تعادل می تواند به سرعت استرس را کاهش دهد.
مهارت 4: خود را اثبات کنید
بیان مستقیم و قاطعانه باعث ایجاد ارتباط واضح می شود و می تواند به تقویت عزت نفس و مهارت های تصمیم گیری شما کمک کند. قاطعیت به این معناست که افکار، احساسات و نیازهای خود را به شیوه ای باز و صادقانه بیان کنید و در عین حال از خود دفاع کنید و به دیگران احترام بگذارید. این به معنای خصمانه، پرخاشگر یا متوقع بودن نیست. ارتباط موثر همیشه در مورد درک طرف مقابل است، نه برنده شدن در بحث یا تحمیل عقاید خود به دیگران.
برای بهبود قاطعیت
برای خود و گزینه هایتان ارزش قائل شوید. آنها به اندازه دیگران مهم هستند.
نیازها و خواسته های خود را بشناسید. یاد بگیرید که آنها را بدون تضییع حقوق دیگران بیان کنید.
افکار منفی را به شیوه ای مثبت بیان کنید. خشمگین بودن اشکالی ندارد ، اما باید احترام هم حفظ کنید.
بازخورد مثبت دریافت کنید. تعارف را با مهربانی بپذیرید، از اشتباهات خود درس بگیرید، در صورت نیاز کمک بخواهید.
“نه” گفتن را یاد بگیرید. محدودیت های خود را بشناسید و اجازه ندهید دیگران از شما سوء استفاده کنند. به دنبال گزینه های جایگزین باشید تا همه نسبت به نتیجه احساس خوبی داشته باشند.
توسعه تکنیک های ارتباط قاطعانه
ادعای همدلانه حساسیت را به طرف مقابل منتقل می کند. ابتدا موقعیت یا احساسات طرف مقابل را بشناسید، سپس نیازها یا نظر خود را بیان کنید. می دانم که سر کار خیلی شلوغ بودی، اما می خواهم برای ما هم وقت بگذاری.»
وقتی اولین تلاش‌های شما موفقیت‌آمیز نبود، می‌توان از ادعای افزایشی استفاده کرد. با گذشت زمان، شما به طور فزاینده‌ای محکم می‌شوید، که ممکن است شامل تشریح عواقب در صورت برآورده نشدن نیازهای شما باشد. به عنوان مثال، “اگر شما به قرارداد پایبند نباشید، من مجبور به پیگیری قانونی خواهم شد.”
قاطعیت را در موقعیت های کم خطر تمرین کنید تا اعتماد به نفس خود را تقویت کنید. یا از دوستان یا خانواده بپرسید که آیا می توانید ابتدا تکنیک های قاطعیت را روی آنها تمرین کنید.